קודם כל, כדאי להבין באילו תנאים נולדים רעיונות חדשים וכיצד פועל תהליך היצירה מנקודת המבט של עבודת המוח האנושי. חשוב להבין שיצירתיות היא לא מתנה, אלא מיומנות שניתן לפתח. לא ההמיספרה הימנית היא שאחראית לה, כפי שמקובל להאמין, אלא שכל המוח, לכן סביבת העבודה צריכה לתמוך בכל השרשרת של תהליך החשיבה, ולא בחלק נפרד.
ישנם 4 שלבים של תהליך היצירה: הכנה (איסוף מידע והשגת ידע חדש), שקילה (יצירת קשרים בין ידע שוטף למידע חדש), תובנה (הופעת רעיון חדש) ואימות (בדיקת הרעיון על אחרים).
תהליך זה הוא מחזורי, כלומר כתוצאה מאימות אנו מקבלים משוב, על בסיסו אנו מייצרים רעיונות חדשים ומעריכים אותם עד לגיבוש ובדיקה מלאה של רעיונות אלה. מבלי לבזבז זמן ראוי על כל אחד מהשלבים הללו, לא נקבל רעיון יצירתי עובד.
לאורך זמן, תהליך זה זורם באופן טבעי יותר, במיוחד כאשר אנו משפרים את הידע והמיומנויות שלנו, עוקבים אחר הרגלי העבודה הנכונים ומבינים כיצד לשלב רעיונות חדשים ולבחור את הרבים הטובים ביותר. ראוי לציין כי אנשים בעלי ידע נרחב במגוון נושאים נוטים יותר לקבל רעיונות חדשים. באמצעות סקרנותם הם מפתחים פתיחות לחוויות חדשות, שקשורה קשר הדוק ליצירתיות. ההבנה העמוקה שלהם בנושאים שונים מספקת יותר "חומרי גלם" לקשרים חדשים בין ידע, המובילים לרעיונות חדשים.
חשיבה מתכנסת וסוטה
ישנם שני סוגים של חשיבה - מתכנסים ושונים. הראשונה אחראית על מציאת תשובה ישירה לשאלה ספציפית, הדורשת הכרת עובדות ושיטות שנלמדו בעבר. וחשיבה שונה היא התהליך היצירתי של השגת פיתרון, יצירת רעיונות חדשים.
חשיבה מתכנסת אחראית לשני שלבים בתהליך היצירה - אימות והכנה. בשלב זה אנו מטמיעים מידע חדש, ולכן יכולת המיקוד חשובה מאוד לחשיבה מסוג זה. כאשר הסביבה טומנת בחובה הסחות דעת רבות, עלינו להשקיע יותר מאמצים קוגניטיביים בכדי לשלוט בתשומת ליבנו, ובהתחשב במשאבים הקוגניטיביים המוגבלים שלנו, צריכים להיות אזורים ליד מקום העבודה לנוח ולהבריא.
הסחות דעת יכולות להיות גם פנימיות, כאשר הרגשות שלנו מפריעים. ניסויים מראים כי התעוררות או לחץ יתר על המידה, התפוקה מופחתת משמעותית בעת ביצוע משימות דחופות הדורשות ריכוז. יחד עם זאת, היעדר רגשות באופן כללי, כלומר שעמום, משפיע לרעה על הפרודוקטיביות, מכיוון שבמצב זה איננו יכולים להחזיק את תשומת ליבנו לאורך זמן. לדוגמא, במהלך פגישות, מחשבותינו עוברות בדרך אחרת בדרך אחרת, אם הנושא אינו מעניין. לכן, לעבודת ריכוז, חשוב שהמשימות עצמן יהיו מהנות ומאתגרות, אך יחד עם זאת ניתנות לביצוע.
לעומת זאת, למשימות הכרוכות בחשיבה שונה, גירויים חיצוניים יכולים להועיל. שלבי השקילה והתובנה פחות ממוקדים, וככל שאנו מפנים את תשומת ליבנו לדברים שונים, כך גדל הסיכוי שחיבור חדש יופיע בראשנו ויגבש רעיון חדש.כלומר, חשיבה סוטה מצריכה אזורים עם רמה מינימלית של פרטיות, עיצוב בהיר, נופים פתוחים מהחלון וחפצי השראה המסייעים לעורר את הדמיון ולעתים קרובות מוסחים, למרות העובדה שזה עשוי להיראות מניעה.
אסטרטגים של Haworth Ideation Group מצביעים על כך ששעמום שמפריע לעבודה רגילה וממוקדת יכול ללכת רחוק בהפקת רעיונות חדשים. מחקרים מראים שכשאנחנו רגועים יותר, חושבים על משהו מוסח או עוסקים בפעילויות שגרתיות, המוח שלנו ברקע שוקל אפשרויות שונות לפתרון בעיות ומחפש את הקשרים הנכונים, ויוצר רעיונות חדשים. לכן, לעתים קרובות התובנה מגיעה פתאום כשאנחנו עושים משהו באופן לא מודע, למשל, אנחנו נוסעים בתחבורה ציבורית או הולכים ברחוב.
מתוך הבנה של תהליך זה, חברות רבות יוצרות מקומות מיוחדים שבהם אנשים יכולים להיות מוסחים מהעבודה ולשנות בקצרה פעילויות, כך שהמוח עבד על רעיונות חדשים בשלב זה. לדוגמה, זה יכול להיות אזור משחקים או חדר כושר. ידיעת ההעדפות של העובדים שלך מקלה על יצירת המרחב הנכון עבורם, אחרת קיים סיכון לפתרונות שאף אחד לא ישתמש בהם.
למרבה הצער, הצורך ביצירת אזורים שונים לא תמיד נלקח בחשבון, ולעתים קרובות אותו סוג של פריסה שורר במשרדים - זהו או שטח פתוח לחלוטין מסוג השטח הפתוח, או מערכת ארונות עם מחסומים גבוהים. כדי ליצור סביבה תורמת לחדשנות, יש צורך לשמור על איזון בין מרחבים פתוחים וסגורים, כמו גם לשאוף למגוון תחומים פונקציונליים, כך שכל עובד יכול למצוא את המקום האופטימלי לעצמו בו יוכל לחדש אנרגיה, להרהר על משימה או לעשות הסחות דעת כדי לתפוס השראה ….
כאשר במשרד יש אזורים לחשיבה מתכנסת וחולקת, העובדים יכולים לעבור את כל שלבי תהליך היצירה, ולעבור לסירוגין בין מצבים אלה. מומחי קבוצת הרעיון של Haworth טוענים כי לכל אדם יש תדר מיתוג שונה ותלוי בכמה פרמטרים: עד כמה הוא יכול להתרכז, כמה זמן הוא צריך לנוח ולהחזיר אנרגיה, כמות הידע שיש לו כבר, הצורך בידע נוסף השלבים הנוכחיים של תהליך היצירה.
על פי מחקרים, 10% מהעובדים הפוריים ביותר, בממוצע, עושים הפסקה של 15 דקות אחרי כל שעת עבודה ממוקדת. מעבר בין מצבים יכול להתרחש בתדרים שונים, לפעמים כל כך מהר שאי אפשר עוד לקבוע באיזה מצב האדם נמצא. אנו קולטים מידע, מעלים רעיונות חדשים ומעדנים אותם מייד - וכל זאת מבלי להפעיל מאמצים נוספים. במצב זה אנו ממוקדים ככל האפשר, בעוד מאמצים קוגניטיביים אינם מושקעים בשמירה על ריכוז, אלא מושקעים במציאת רעיונות ופתרונות חדשים. לפיכך, אנו עוסקים בחשיבה מתכנסת וסוטה בו זמנית. יחד עם זאת, אנו מאבדים מסלול זמן, אך אנו מגיעים לרמת התפוקה המקסימלית. לא קל להיכנס למצב זה, המכונה "זרימה", אך עם הכישורים, הגישה והמוטיבציה הנכונים, וסביבת עבודה מתאימה התומכת בכל התנאים והסוגים הפעילים הנחוצים, קל הרבה יותר להשגה.
עבודת צוות
על מנת להשלים את הרעיונות שלנו ולבדוק את התועלת והמקוריות שלהם, עלינו לתקשר עם אנשים אחרים. כלומר, תהליך היצירה משפיע לא רק על פרט, אלא גם על עבודת צוות, במהלכה מחליפים ידע.
לעבודה יצירתית קבוצתית מוצלחת, על כל המשתתפים בתהליך להכיר היטב זה את זה, להיות בעלי ניסיון תקשורתי, זיכרונות משותפים והיסטוריה של מערכות יחסים.תקשורת בין אישית פתוחה יותר ויחסים טובים בין עמיתים מעודדים ביטוי קל וגלוי למחשבות ורעיונות. העובדים אינם חוששים לדון ולהעריך אמיתות הצעות, כמו גם לשמוע ביקורת בתמורה.
ניתן לפגוע בתקשורת חסויה על ידי התרבות הארגונית של חברה בה טעויות נידונות ונענשות. במקרה זה אנשים לא מעזים לקחת אחריות ולקחת יוזמה. כאשר מעריכים רעיונות חדשים בחברה ומתייחסים לטעויות כחוויות מתגמלות לאחר כישלון, העובדים אינם חוששים לומר דברים שלא היו מביעים אחרת.
לפיכך, יצירת סביבה יצירתית יעילה דורשת לא רק תחומי עבודת צוות, בהם ניתן לפתור משימות פונקציונליות, אלא גם מרחבים חברתיים המקדמים תקשורת בלתי פורמלית ומשפרים את רוח הצוות בחברה.
בנוסף, על פי מחקר של קבוצת Haworth Ideation, היצירתיות של העובדים היא הגבוהה ביותר באותן חברות או מחלקות בהן ההיררכיה פחות בולטת. כלומר, לפיתוח אפקטיבי של חידושים, יש לשאוף ליצור צוותים קטנים וקבוצות עבודה עם מבנה ניהול אופקי אשר מתקשרים זה עם זה בארגון, כמו גם עם גורמים חיצוניים, וכתוצאה מכך יש יותר אינטראקציות וקשרים בין אובייקטים של ידע.
ארגון המרחב לתהליך היצירה
בעת יצירת אזורים לעבודה בריכוז, עליך לא רק להבטיח פרטיות מלאה או חלקית, אלא גם לספק למשתמש את האפשרות להתאים את המקום לעצמו ולהעדפות העבודה שלהם על מנת למקסם את השימוש במשאבים קוגניטיביים. לשם כך, שים לב לארבע הנקודות הבאות.
סִיוּף. הגנה מפני הסחות דעת המפריעות למיקוד, כולל מחסומים חזותיים (קירות, מחיצות), אזהרות מידע (אין להפריע לשלטים), או מחסומים אקוסטיים (אוזניות או מרחק מספיק ממקור רעש).
גישה למידע. לספק מקום עם חומרים דיגיטליים ופיזיים (ספרים, כתבי עת, חפצי עיצוב) כך שהעובדים יקבלו מידע חדש או ירעננו את הידע הקיים.
רְאִיָה. מספר מספיק של משטחים לתצוגה חזותית של מידע, רשומות, ויכוחים ותקשורת חזותית.
תקשורת. תקשורת באמצעות פתרונות מדיה או אינטראקציה אישית עם עמיתים אחרים כדי להחליף דעות בנושא ספציפי.
בהתחשב בתכונות אלה, למשתמש תהיה אפשרות לבחור באילו כלים להשתמש ואיך. לדוגמא, גישה למידע חשובה יותר לעבודה פרטנית, ואילו הדמיה משמשת לעתים קרובות יותר לדיון קבוצתי.
מקום למנוחה ולהשלמה אמור לספק לעובדים בחירה במקום ובזמן. יש אנשים שמעדיפים הפסקות קצרות כדי להסיח את דעתם במהירות, לקחת הפסקה ולחזור למשימה, אחרים זקוקים ליותר זמן להתאוששות, מה שמצריך אזורים נפרדים למנוחה פרטנית או קבוצתית. הארגון של אזורים אלה תלוי באילו שיטות "לטעון" עובדים בוחרים וכמה זמן הם צריכים לעשות זאת. בהתחשב במאפיינים האישיים השונים של העובדים, יש צורך לספק מגוון אזורי בילוי והתחדשות, כך שכל עובד ימצא את המקום הנוח ביותר לעצמו.
שליטת משתמשים במרחב באזורי מנוחה חשובה הרבה פחות מאשר באזורי עבודה מרוכזים. אך יחד עם זאת, יש צורך לספק להם כלי הדמיה ותקשורת בסיסיים, למשל, Wi-Fi ולוח לבן, למקרה שיש רעיון חדש שתרצו לשתף.
כדי לא להכביד על המשאבים הקוגניטיביים של העובדים, שמופנים טוב יותר לתהליך היצירה, הניווט במרחב צריך להיות פשוט ואינטואיטיבי. זה חל לא רק על מקומות עבודה מרוכזים או פנאי, אלא על כל המשרד באופן כללי. לשם כך, כל אזור מודגש בצבע מיוחד, כיתוב, גרפיקה, אלמנט אדריכלי. כמו כן, על העובדים להבין מיד את מטרתו של מרחב מסוים ואיזה סוג פעילות עדיף לבצע בו. זה יאפשר לך לא להיות מוסחת ממחשבות מיותרות או מחיפוש ארוך אחר אזור מתאים, אך מיד יכוון את המאמצים הקוגניטיביים שלך לכיוון בונה.
לפיכך, יצירת סביבה משרדית לעבודה יצירתית אפקטיבית אינה רק פיתוח פנים יצירתי ומעורר השראה. זהו תהליך מורכב, וכתוצאה מכך יש צורך לספק את המספר הנדרש של אזורים פונקציונליים שונים עם רמות שונות של פרטיות ונוחות אקוסטית לעבודה פרטנית וקבוצתית, כמו גם מגוון מקומות להתחדשות ולקיבוץ. בילוי, תורם להגברת רוח הצוות של החברה.
