לאחרונה, המושגים עבודה זריזה ופעילות מבוססת זוכים לפופולריות רבה יותר ויותר, וחברות רבות כבר שוקלות אפשרות ליישמן במשרד שלהן, אך נתקלות בקשיים מסוימים. ההנהלה לרוב אינה מסוגלת לבצע שינויים כאלה, מחשש להתמודד עם חוסר שביעות רצון של העובדים וירידה בתפוקה שלהם.
דניס צ'רניצ'קין, מנהל משרד הפנים של הוורת ', סיפר לנו מדוע שינוי בתפיסת פנים המשרד יכול להשפיע לרעה על עבודת החברה ועל מה שצריך לקחת בחשבון על מנת לארגן את החלל בצורה היעילה ביותר האפשרית.
מהם הקשיים העיקריים ביישום פרויקטים כמו Agile ו- Work Based Work?
- משרדים המיושמים על פי מושגים אלה, ראשית כל, מניחים נוכחות של תחומים פונקציונליים רבים ושונים שעובד יכול לבחור על פי שיקול דעתו, בהתאם למשימה הספציפית וסוג הפעילות. המגוון הזה נותן חופש פעולה כזה בתכנון משרד, שלאנשים האחראים לכך לפעמים אין מושג מאיפה להתחיל, במה להתמקד או בכלל לא להחליט על שינויים משמעותיים, ואם הם עושים זאת, הם לא יכולים לנסח בבירור את משימה ולהסביר לאדריכלים איזו תוצאה יש להשיג. בדרך כלל הניסוחים מופשטים מדי, מבוססים על תחושות ומגמות ולא על עובדות וסטטיסטיקה קונקרטיות. משאלות אלו אינן רחוקות משימה טכנית משמעותית, מובנית ואיכותית, המשקפת את הדרישות למרחב יעיל כיום ובמרחק של שלוש עד חמש שנים עבור חברה מסוימת. התוצאה עשויה להתברר כבלתי הולמת את ציפיות הלקוח.
לעיתים קרובות חברות, שאינן מבינות מה בדיוק הן רוצות לקבל, מתחילות להעתיק את הרעיונות של המשרדים הקיימים מבלי להתאים את עצמם לצרכים שלהם וליישם אותם במרחב אחר לגמרי, בתנאים שונים, בצוותים אחרים שבבסיסם אינם מוכנים לקבל כאלה. מושגים. כתוצאה מכך זה מוביל לירידה משמעותית בפריון.
למרות העובדה שקשיים אלה טבועים יותר במעבר למושגים של עבודה זריזה ופעילות, הם יכולים להתעורר ביצירת כל מרחב. כמובן שקל יותר ליצור משרד "שטח פתוח" סטנדרטי, בו משתמשים לעתים קרובות בפתרונות מאותו סוג, אך גם במקרים כאלה נוצרים קשיים בגיבוש הדרישות למרחב יעיל.
איך מגדירים שטחי משרד יעילים?
- זהו מרחב המפגיש אנשים ובו הם הכי פרודוקטיביים ויעילים. זו הסביבה שבתוכה צוותי עבודה או מומחים בודדים יכולים למקסם את הפוטנציאל שלהם, כאשר המרחב שמסביב לא מפריע להם, אלא עוזר. ומכיוון שלכל צוות ולכל מומחה מאפיינים אישיים, המרחב האפקטיבי הוא ייחודי לכל ארגון. אין תרחיש אחד או תשובה נכונה, כי הרבה תלוי ביעדי החברה. עבור חלק, כרגע חשוב להוזיל עלויות, להפחית מ ר לאדם, לאחרים - ליצור מוצר חדש או להביא טכנולוגיה חדשה לשוק, למישהו - כדי להגביר את שביעות רצון הלקוחות ואיכות השירות. לפעמים משימות אלה עומדות בסתירה. לכן, כל חברה חייבת לקבוע מהן מטרותיה, הקריטריונים להצלחה וכיצד להשיג אותה, וכיצד המרחב יכול לסייע במילוי משימות אלה.
הייתי מציע להתחיל בזיהוי פרמטר אחד חשוב מאוד - תרבות ארגונית. היא שמבדילה את החברות זו מזו. זהו מאפיין חשוב ביותר שלעתים קרובות לזלזל בשוק שלנו, אם כי זה מכבר מוכר בעולם. הכרת והבנת תרבות החברה שלך מקלה על קביעת המרחב הדרוש לה.
איך ניתן לקשור תרבות למרחב?
- תרבות משפיעה באופן מילולי על כל ההיבטים של פעילויות הארגון, כולל ניהול, תהליכים עסקיים, מוצרים שנוצרו, משיכה ושימור עובדים, מערכת קבלת החלטות, מוניטין ועוד. זה בונה תחושת ביטחון, מחויבות לחברה ומשפיע על שביעות הרצון והפרודוקטיביות של העובדים. לכן לעיתים קרובות הוא נתפס כנכס מלא וחשוב מאוד של הארגון.
בדרך כלל תרבות בחברה קשורה לדברים פורמליים, כגון ערכים ארגוניים, תקני עבודה, קודי התנהגות - מה שמכונה גורמים גלויים. אך ישנם גם גורמים בלתי נראים שקובעים את הכללים וההרגלים הלא מדוברים של אנשים. בתחום זה, למרחב העבודה יש גם תפקיד חשוב, כולל אדריכלות, חללי פנים ופתרונות ריהוט. כלומר, סביבת העבודה היא חלק חשוב בתרבות הארגונית וחייבת להתאים לה. זה כמו חתיכת פאזל שנלקחה מסט אחר - זה לא רק שלא יתאים לאלמנטים הסמוכים, אלא שהוא יהרוס את התמונה כולה לחלוטין. זה גם עם החלל. במובנים רבים הוא מעצב את אופן עבודתו של עובד, כך שאם המרחב אינו מתאים לתרבות הנוכחית, אנשים יפעלו כנגד ערכי החברה.
מסתבר שאם תעביר עובד ממשרד אחד לשני ששונה באופן ניכר מהקודם, הוא יעבוד אחרת?
בוודאי. כמובן, לא תמיד השינוי הזה יהיה כה צעקני, אך העניין הוא שסוג המרחב, הפונקציות הקיימות בו, והתרבות הארגונית באופן כללי קובעים כיצד האדם ניגש למשימות, מתקשר עם עמיתים ומקבל החלטות. אחרי הכל, גם אם אנחנו בדרך כלל לא חושבים על זה, ההשפעה של התרבות על ההתנהגות שלנו היא באמת גדולה. כדאי לשנות את המקום, ואנחנו כבר מתנהגים בצורה לא מודעת אחרת.
אני אוהב את האמירה של ווינסטון צ'רצ'יל: "ראשית אנו מגדירים את צורת הבניינים שלנו, ואז הבניינים שלנו קובעים את צורת ההתנהגות שלנו." ואכן כך הוא. קחו למשל לשם השוואה את התנהגותם של אנשים מחוץ למשרד - במסעדה יקרה ובפאב רגיל. במקרה הראשון, אנו מנסים להתאים את הרמה - סגנון לבוש רשמי, טון רגוע, לרוב שיחה בנושאים אינטלקטואליים. אבל תאר לעצמך שאנחנו בפאב - ההתנהגות שלנו תהיה חופשית יותר ובלתי פורמלית. אותו דבר קורה במשרדים - החלל משפיע ישירות על התנהגות וסגנון העבודה של העובדים.
מה אם עובדים לא אוהבים את המרחב בו הם עובדים? איך זה ישפיע עליהם?
- זו שאלה חשובה ביותר. חוסר שביעות רצון של עובדים משטחי משרדים, שם, למשל, אי אפשר למצוא אזור פונקציונלי נוח המתאים למשימה ספציפית, או שיש הרבה הסחות דעת מעצבנות, יוצר השפעה שלילית משמעותית. אך, למרבה הצער, עובדים אינם יכולים לשנות את המרחב הקיים בכוחות עצמם. סמכות כזו נופלת על כתפיהם של אנשי המקצוע האחראים ליצירת פנים המשרד, שעליהם לקחת בחשבון את המאפיינים התרבותיים של הארגון על מנת ליצור את הסביבה הנוחה ביותר. יתר על כן, בשל סוגי הפעילויות השונים של מחלקות בארגון אחד, יש מה שמכונה תת-תרבויות, שיש לקחת בחשבון גם בעת התכנון.
כולנו יודעים שהארכיטקטורה של מדינות וערים שונות שונה זו מזו, משקפת מאפיינים תרבותיים ויוצרת אווירה ייחודית.במשרד הכל זהה - העיצוב והארכיטקטורה של חלל המשרד צריכים לשקף את האינדיבידואליות של הארגון וחטיבותיו.
איך אתה יכול להגדיר את התרבות הארגונית שלך ולהבין איזה מרחב הכי מתאים לו?
זה למעשה די פשוט. יש סיווג המבוסס על 25 שנות מחקר של הפרופסורים קמרון וקווין מאוניברסיטת מישיגן ושמו "ערכים מתחרים". מדענים זיהו ארבעה ערכים דומיננטיים בחברות: שיתוף פעולה, יריבות, יצירה ושליטה. כל ערך משויך למכלול מאפיינים של מרחב העבודה שממקסם את התמיכה שלו. אגב, מודל זה הוכר על ידי מומחים רבים כיעיל מאוד ונכנס ל -50 הכלים העסקיים הטובים בהיסטוריה על פי דירוג Financial Times.
לדוגמה, בואו נסתכל על חברות בהן ערך השליטה שולט. עבור ארגונים אלה, המפתח הוא לבצע את העבודה "נכון". הם מאופיינים במבנה ארגוני ברור, היררכיה, שליטה קפדנית, שפע של פרוטוקולים ונהלים ואינטראקציה רשמית של עובדים. לרוב אלה תאגידים ביורוקרטיים גדולים וסוכנויות ממשלתיות, כמו גם מחלקות פיננסיות ומשפטיות. החלל במקרה זה צריך להיות מאופיין בסידור מסודר ומובן של מקומות עבודה, לשמור על היררכיה ומעמד, להיות מצויד במחיצות גבוהות ובאזורים המיועדים במיוחד לאינטראקציה, אלא חדרי ישיבות נפרדים. מקומות עבודה מבודדים בדרך כלל, מחולקים בצורה נוקשה למחלקות בסמוך לבוס, לעתים קרובות משתמשים בצבעים שמרניים בפנים.
לשם השוואה, ניקח את הערך ההפוך "יצירה". חברות הנשלטות על ידי ערך זה מאופיינות ברצון לייצר תחילה מוצר או שירות, הן מתמקדות בחדשנות, בחשיבה מחוץ לקופסה, ברצון להיות מובילות באמצעות פיתוחים חדשים ושחרור מהיר יותר לשוק של הצעה ייחודית. לרוב סוג זה משויך לחברות IT כמו גם לסוכנויות שיווק יצירתיות, אך למעשה, כמעט לכל חברה שיוצרת מוצר משלה יש ערך זה, במיוחד אם היא נמצאת בעמדה מובילה בענף שלה. עבור חברות כאלה, חשוב ביותר להיות מסוגלים לקיים דיונים קבוצתיים, סיעור מוחות, פגישות, ולשתף באופן בלתי פורמלי את רעיונותיהם עם עמיתים בכל עת. לכן, ארגון מסוג זה דורש מקומות רבים ושונים לעבודה ממוקדת פרטנית, כמו גם לאינטראקציה קולקטיבית ומפגשים ספונטניים, משטחים גדולים לתצוגה חזותית של מידע, חללים מרווחים יותר עם נקודת מבט טובה, מכיוון שהוא מקדם את הדמיון, מורכב פריסה אורגנית, חוסר אחידות בעיצוב וחזרה, פתרונות פנים מעוררי השראה, פחות מגבלות ויותר חופש, ותחומים רבים ושונים ליצירתיות עם אקוסטיקה טובה, כי תהליך היצירה נהרס בקלות רבה.
אך הדבר החשוב ביותר שיש לזכור הוא שכל חברה משלבת תמיד את כל ארבעת הערכים. ככלל, שניים מהם שולטים, אך, בכל מקרה, התרבות הארגונית של כל חברה היא שילוב ייחודי של כל הערכים הללו, הקיימים בפרופורציות מסוימות. לכן, לא תוכלו למצוא חברות עם אותה תרבות. הכרת התרבות הארגונית שלך, הבנת מאזן ערכי המפתח, תוכל לקבל מושג ברור מהו המרחב הדרוש לכל מחלקה ספציפית ולחברה כולה.
איך בדיוק תוכלו לזהות את התרבות בחברה?
- נדרשת גישה מדעית מקיפה לאבחון ברור של התרבות הארגונית של החברה וחטיבותיה. יש לנו ב- HAWORTH מתודולוגיית CultureLENS ™ כפטנט לביצוע מחקר מסוג זה.הודות לטכנולוגיית המחשב, כל העובדים יכולים להשתתף במחקר זה ולענות מרחוק על שאלות בכדי לנתח את התרבות הארגונית הנוכחית. מנהלים בכירים עונים על שאלות נוספות המסייעות לקבוע את התרבות הארגונית המועדפת שהם רוצים לראות בחברה שלהם בעוד 2-3 שנים. כל התגובות מעובדות על ידי מחשב, מה שמאפשר למומחים בתחום המשרדים ולאסטרטגים להסיק מסקנות והמלצות אישיות ללקוח. לדוגמא, השוואה בין תרבויות עכשוויות ומועדפות יכולה לעזור לך להבין לאיזה כיוון להתקדם ואילו שינויים יש ליישם במשרד כדי להשיג את התוצאות הרצויות מבלי לגרום לדחייה והתנגדות מצד הצוות.
האם אני מבין נכון שתוצאות חקר התרבות הארגונית מהוות בסיס לתנאי ההתייחסות לעיצוב המשרד? האם הלקוחות צריכים לספק משהו אחר?
- כן, תוצאת המחקר היא דוח מפורט, שהוא תמצית תכנון, תנאי התייחסות מפורטים להקמת משרד עתידי עם דוגמאות לפתרונות מרחביים שיתמכו בתרבות הארגונית המועדפת על החברה הנלמדת. אבל דיברתי על כלי אחד בלבד, אם כי כלי בסיסי. בנוסף לתרבות הארגונית, חשוב להבין מאפיינים אישיים אחרים של הארגון - סגנונות עבודה קיימים, סוגי אינטראקציה בין מחלקות לעובדים, סטטיסטיקה על השימוש במקומות עבודה ומקומות משותפים, שביעות רצון אישית משטח העבודה הנוכחי וכו '. יש מחקרים נוספים שיעזרו לחברות לזהות את כל התכונות הללו.
לסיכום, אני רוצה להדגיש שוב כי כל חברה, בעת תכנון משרד חדש או ביצוע שיפוצים במשרד קיים, חייבת לנתח בקפידה את עצמה ואת צרכיה. יתכן שארגון זה אינו צריך לעבור לעבודה זריזת או מבוססת פעילות. על אף אחד לא מוטלת המשימה לעקוב אחר האופנה או להיות טרנדית, האחריות שלנו היא ליצור את המרחב הנכון שמגביר את התפוקה, הסיפוק והמחויבות של העובדים. אחרי הכל, אנשים הם הנכס העיקרי של כל חברה.
