במהלך העשור האחרון הדומיננטיות של השטחים הפתוחים במשרדים המודרניים נעשתה בולטת יותר, והעקירה סוגים אחרים של ארגון חלל. המרחב הפתוח אמנם משפר את יחסי הגומלין של העובדים ומפחית את עלויות הנדל ן, אך גם מקשה על ההתמקדות וההתרכזות בעבודה, דבר שמשפיע לרעה על התפוקה ויכול בסופו של דבר לעלות על היתרונות.
כמובן שלמעשה בכל משרד צריך להיות אזורי תקשורת פתוחים המגדילים את תדירות ויעילותם של אינטראקציות עם עובדים ומגדילים את הסבירות לחדשנות. עם זאת, אזורים כאלה יוצרים הפרעות חזותיות ורעשים בשטחים פתוחים המפריעים לריכוז, ועבודה הדורשת ריכוז חשובה לא פחות מעבודת הצוות. לכן, כדאי להבין מה משפיע בדיוק על הריכוז, כיצד ניתן להימנע מאיבודו, וכיצד לשלב במיומנות שטחים פתוחים עם אזורים לעבודה ממוקדת.
כולם יודעים על בעיית הרעש ואובדן הריכוז בשטח פתוח, אך למרבה הצער, מעטים מודאגים ברצינות מהנושא הזה. אולי מכיוון שלא ניתן לראות את הצליל, אנו מזלזלים בחשיבותו. לדוגמא, אם התרחשה דליפה במשרד, אם כי לא רצינית במיוחד, הצוות האחראי יתחיל מיד לתקן אותה. "דליפות" קוליות יכולות להזיק לעבודה במשרד באותה מידה, אך משום מה אנו מתעלמים מבעיה זו בקלות, בניגוד לשטיח רטוב.
על פי מרכז המחקר של הוורת ', בממוצע עובדים מאבדים 28% מזמן העבודה שלהם בגלל הסחות דעת במשרד. כתוצאה מכך עליהם להתחיל את יום העבודה מוקדם או להישאר באיחור על מנת להשלים את כל המשימות הדורשות שתיקה וריכוז. בעיה זו רחוקה מלהיות חדשה. עובדי משרד זקוקים לעיתים קרובות למקומות בהם ניתן לסגת ולהתמקד, ולמרבה הצער, גורם זה הוא הנמוך ביותר שנלקח בחשבון במקומות עבודה פתוחים. על פי נתונים סטטיסטיים מהמחקר, יותר ממחצית העובדים סבורים שקשה להתרכז במשרד שלהם, ולכן הם מבזבזים זמן רב.
בנוסף לעומס הוויזואלי ולזיהום הרעש שעובדים צריכים להתמודד איתם במשרדים בחלל פתוח, הם מופגזים בהסחות דעת כמו מיילים, סמארטפונים זמזמים והודעות קופצות. עודף מידע מתקשורת ניידת ואינטרנט מתמשכת "משתק" אותם, ומשאיר פחות זמן להתמקד בעבודתם ובפתרון בעיות לא סטנדרטי. המוח האנושי פועל באותה צורה כמו לפני אלף שנים, אך כעת יש לנו את כל הטכנולוגיות הללו, והביולוגיה שלנו לא עמדה בקצב ההתפתחות שלהן. העומס במידע הפך במהרה למגמה שלילית גדולה בשוק ההון האנושי.
אובדן ריכוז
בזמן שהוא עובד על משימה אחת, אדם יכול להתמקד בצורה כזו שהוא יתפוס רק את המידע שנראה לו חשוב, תוך התעלמות מכל השאר. זו יכולת מדהימה של המוח האנושי. עם זאת, כאשר מתעוררות הסחות דעת מרובות, תשומת הלב עוברת לעיתים קרובות מהמשימה העומדת לרשות הפחות חשובה.
חשוב לציין כי ניתן לפרק הסחות דעת לשני סוגים: פנימי וחיצוני. ועל פי המחקר, העובדים לוקחים 23 דקות בממוצע לעובדים להתמקד מחדש ולחזור לעבודה מופרע על ידי הסחות דעת חיצוניות.מעניין שבכך הם מתמקדים לפחות בשתי משימות אחרות לפני שהם חוזרים למשימה שעשו לפני כן.
גורמים פנימיים הם, ככלל, מחשבות אישיות או חוויות שאינן קשורות ישירות לעבודה, למשל, מה לאכול בצהריים או אילו דברים נותרים לערב. לחזור לעבודה, מוסחת על ידי גורמים פנימיים, כפי שהתברר, זה קצת יותר קשה, וזה לוקח בערך 30-35 דקות. לפיכך, אנו משקיעים הרבה מאוד מאמץ קוגניטיבי בשליטה על מחשבותינו המסיחות את דעתנו. לכן, כל כך חשוב למזער את ההשפעה של גורמים חיצוניים - אחרי הכל, ככל שיש צורך במאמץ רב יותר להתמודד עם גורמים חיצוניים, כך לעתים קרובות האדם יסיח את דעתו ויבוזבז זמן רב יותר.
ככל שרב-משימות רב יותר, כך היעילות נמוכה יותר
המוח האנושי אינו מסוגל לעבד מידע באופן זהה למחשב, שיכול לבצע מספר תהליכים בו זמנית. אנשים נוטים להיות יותר ברצף של פעולות. כאשר אנו מנסים לבצע שתי משימות או יותר, לעתים קרובות אנו מרגישים כאילו אנו עושים זאת בבת אחת. במציאות, מעבר בין משימות, אנו מבזבזים זמן רב וככל שהשלמתן ארוכה יותר, אנו מאבדים ריכוז ונעשים יותר טעויות. רבים אפילו מתייחסים לריבוי משימות כאל צורה אחרת של הסחת דעת, שכן משימות מרובות נוטות להסיח את תשומת הלב ביניהן.
לדוגמא, יש לנו משימה למלא כמה כוסות מבקבוק מים אחד. איננו יכולים למלא אותם בו זמנית, ולכן אנו ממלאים אותם לחלוטין אחד אחד, או לאט לאט, ונחזור לכוסות ריקות שוב ושוב. במקרה הראשון, כמובן, נתמודד מהר יותר וביעילות רבה יותר, ואילו במקרה השני, התהליך ייקח יותר זמן, בעוד שנוכל לשפוך יותר מים מעבר לכוסות. וככל שכוסות רבות יותר, התהליך הזה ייקח זמן רב יותר ונשפך יותר מים.
הטכנולוגיה יכולה להיות מאתגרת במיוחד בעת ריבוי משימות, מכיוון שעם כל הסחות הדעת אנו נמצאים במצב של הכנת עצמנו להיסח הדעת, ורוב האנשים פשוט לא מתמודדים עם ריבוי משימות. לכן, על ידי התמקדות בפעילות אחת, אנו עובדים באופן פרודוקטיבי יותר. במיוחד במצב "זרימה".
היכנס לזרם
זרימה היא מושג בפסיכולוגיה שפותח על ידי הפסיכולוג ההונגרי מיהאי צ'יקסנטמאהאלי בשנות השבעים. מונח זה מתייחס למצב נפשי בו האדם מעורב באופן מלא בפעילות מסוימת, בעל מוטיבציה, מלא אנרגיה ולעתים קרובות מאבד את מסלול הזמן. בדרך זו הוא עובד לא רק יותר פרודוקטיבי, אלא גם יצירתי יותר.
הסחות דעת חיצוניות יכולות להפריע למיקוד, אך להשפיע מעט או ללא השפעה על אלו שנמצאים במצב "זרימה". לדוגמא, מוזיקה במשרד עשויה להיתפס כהסחת דעת על ידי אחד וכמעט שאינה מורגש על ידי אחר, אם כי שניהם ממוקדים באותה משימה. המשמעות של הדבר היא שהשני כבר נכנס למצב של "זרימה", ואילו השני רק מנסה לעשות זאת, אך גורמים חיצוניים מפריעים לו.
מצד שני, גירויים חיצוניים אינם חייבים להיות הסחות דעת, אלא להפך, יכולים להועיל לביצוע העבודה. לעיתים יש צורך להבין ולהעריך את המצב החיצוני ואת הסביבה. מודעות מצבית זו יכולה להיות שימושית לפעילויות מסוימות. לדוגמא, בעת נהיגה, האדם מרוכז, בעוד שהוא צריך להעריך גורמי מצבים שונים: הכביש, הרמזורים, משתמשי דרך אחרים.
עבודה משרדית פרודוקטיבית מצריכה גם מודעות מצבית וגם כניסה למצב "זורם". למרבה הצער, אי אפשר להיות בשתי המדינות בו זמנית, ולכן, בהתחשב במשימות, בנסיבות ובגורמים הפנימיים והחיצוניים הנוכחיים, העובדים חייבים לעבור ביניהם. ועל שטחי המשרד לתמוך בעבודה בכל אחת מהמדינות הללו.
תכנון מרחב עבודה בריכוז
הסחות דעת לא ייעלמו, אך שטחי משרדים צריכים לשמור על עבודה ממוקדת במקום ליצור חסמים חדשים להשגת מצב "זורם".
צרכי העבודה של העובדים משתנים לאורך היום בהתאם למשימה. לדוגמה, תחילה עליך למיין את הדואר שלך, לבצע מספר שיחות, ואז להתכונן לפגישה, לדון במשימות עם עמיתים ואז להכין הצעה מסחרית. רק עם גישה משולבת לעיצוב תוכלו ליצור מרחב שמתאים לכל הפעילויות המופיעות ברשימה.
גישה הוליסטית זו לארגון שטחי משרדים כוללת חמישה עקרונות: גיוון, בחירה, שליטה, הכרה והשלמה.
מגוון. אל תבחר בין שטחים פתוחים ופרטיים, אתה צריך לספק לעובדים את שניהם, וגם לתת להם את האפשרות לבחור את המרחב המתאים לכל משימה. ניתן לבצע עבודה הדורשת ריכוז בכל אזור: למישהו יותר נוח בחלל פתוח לצלילי זמזום משרדי, בעוד שמישהו זקוק לשקט מוחלט במקום מבודד. העיקר ששני סוגי השטח מוצגים במשרד.
בְּחִירָה. סמכו על העובדים שלכם שיבחרו היכן, כיצד ומתי הם עושים את עבודתם. והם עצמם יוכלו למצוא את התנאים שהם יהיו הכי פרודוקטיביים.
השליטה. תן לעובדים שליטה במקום עבודתם. אם תחליט הכל עבורם, יש סבירות גבוהה לטעות בהעדפותיהם. לדוגמא, על ידי החלטה לבטל הפרעות רעש בקרב העובדים ולבודד אותם מהאזורים המשותפים, חברות יכולות לפגוע משמעותית באינטראקציה בין עמיתים. במקום זאת, תנו לעובדים את היכולת לווסת את פרטיות מקום עבודתם, את תדירות האינטראקציה עם עמיתים, כמו גם את סט האביזרים, את רמת האור, הטמפרטורה וכו '. עצם ההבנה שהם יכולים לשלוט בסביבת העבודה שלהם יכולה לקזז חלק מההשפעות השליליות של הסחות דעת.
הַכָּרָה. להגיע מנקודה A לנקודה B, ואז לנקודה C צריך להיות קל. פריסות ברורות ופשוטות מאפשרות לאנשים לנווט במהירות בחלל ולהימנע ממצבים מביכים ומבזבוז זמן. פריסה מובנת באמת מאפשרת לעובד לדמיין נפשית מפה של המשרד, למצוא עמיתים בה ולהבין באופן אינטואיטיבי את מטרת כל אזור. כשאתם מגדירים בבירור אזורים פונקציונליים, אתם לא מעמיסים על התהליכים הקוגניטיביים של העובדים מחשבות מיותרות, והם מוכנים מיד להפנות את מרצם להשלמת משימות במקום לנסות לנווט בחלל.
חידוש כוחות. תנו לעובדים זמן ומרחב להפסקות. כשאנחנו מתרכזים בעבודה לאורך זמן, הרבה אנרגיה מושקעת והגוף מתעייף מהר יותר. המוח שלנו עושה דברים מדהימים באמת בכך שהם מאפשרים לנו להתרכז במשהו לאורך זמן מבלי לשים לב להסחות דעת. לכן, "טעינה" לאחר פעילות כזו היא פשוט הכרחית. אפשרות אחת להטעין את האנרגיה שלך היא ליהנות מהנוף הנשקף מהחלון תוך הפסקה קצרה מהעבודה, וכל חברה צריכה לספק הזדמנות זו. אתה יכול גם לקחת הפסקות קצרות לאורך כל היום כדי לקחת נשנוש או לשוחח עם עמיתים באזורים לא פורמליים. הפסקה ארוכה או שתיים, כמו ללכת לחדר כושר או ללכת מחוץ למשרד, יכולה לספק את התוספת האנרגטית הדרושה לפגישת עבודה ארוכה יותר. חשוב לספק לעובדים את האפשרויות הללו, כך שהם תמיד נמרצים לעבוד בריכוז.
בעיית הריכוז במשרדים ברוסיה
דניס צ'רניצ'קין, מנהל פנים העסקים של הוורת ', מסר את הערותיו על מחקר זה וקשר בינה לבין המציאות הרוסית.
"בעיית הריכוז בשטחים פתוחים ברוסיה דחופה לא פחות מאשר במערב. אפילו הייתי אומר שהנושא חריף עוד יותר.העובדה היא, למשל, חברות אמריקאיות, לרוב, עוברות בקפידה רבה לשטח פתוח, ומשתמשות בו רק לחטיבות או אזורים ספציפיים. במשרדים ברוסיה המעבר הזה נעשה חד ויישר יותר, מבלי לקחת בחשבון את הספציפיות של פעילויות העובדים וסגנונות העבודה שלהם. יתרה מכך, לעיתים קרובות בשורות רבות של "ספסלים" מונוטוניים אין כמעט תחומים או חסמים אקוסטיים כלשהם. מדוע רעש והסחות דעת אחרות מגיעות לרמות קריטיות. זה אושר על ידי המחקר שלנו בנושא רעיון במשרדים ברוסיה, וכתוצאה מכך אנו מקבלים אישור מתמיד שכמעט בכל חברה התלונה העיקרית של העובדים היא היעדר פרטיות וחוסר יכולת להתרכז.
על מנת שהעובדים יתמקדו במשימות שלהם, סביבת העבודה צריכה לספק אזורים מוגדרים בבירור לעבודה צוותית, פרטנית וממוקדת. אזורים אלה לא צריכים להתחרות אלא להשלים זה את זה. מגוון וזמינות רב יותר של מרחב זה או אחר מאפשר לעובדים להשתמש בסביבה המתאימה ביותר למשימה הנוכחית ומאפשר להם לא להסיח את דעתם של השכנים, וכן מקל על המונוטוניות המשעממת של חזרה על שורות שטחים פתוחים, ושיפור הנוחות האקוסטית.
וכמובן, חשוב ביותר להכשיר עובדים לשימוש נכון במרחב. יש צורך לשתף אנשים בתהליך השינוי כבר מההתחלה, שכן הרבה יותר קל ליישם רעיונות שהתקבלו באמצעות תקשורת עם עמיתים ולא לכפות אחרים. חברות צריכות לחזק התנהגות חדשה באמצעות אסטרטגיית שינוי מנוסחת היטב, תקשורת והדרכה. במקרה זה הם לא יתמודדו עם התנגדות מצד העובדים, ואפקטיביות החידושים תהיה גבוהה ככל האפשר. מבוסס על מחקר Haworth
